Hier erfahren Sie, wie Sie eine vorhandene Inventarliste in inventorio importieren können.
Um schnell und umfassend die initiale Datenbasis der Geräteinformationen einpflegen zu können, stellt inventorio eine umfassende Import-Funktion bereit.
Im Navigationsmenü auf der linken Seite finden Sie den Reiter "Inventar", der in Objekte, Räume, Modelle, Kategorien und Unternehmen unterteilt ist.
Unter "Objekte" sind alle Inventargegenstände aufgelistet.
Unter "Mehr" können Sie eine bereits vorhandene Inventarliste im .csv-Format importieren.
Wichtig: Dabei werden neben den Objekten selbst auch die dazugehörigen und verknüpften Attribute erstellt: Hersteller, Lieferanten, Modelle, Geräteklassen und Räume.
In diesem Artikel zeigen wir, welche Vorbereitungen zu treffen sind und wie Sie Schritt für Schritt vorgehen.
1. Excel-Liste vorbereiten
Um Ihre Inventar-Objekte und alle dazugehörigen Räume, Modelle und Unternehmen importieren zu können, werden die Daten in Formen einer .csv-Datei benötigt. Dafür haben wir eine Vorlage erstellt, nach welcher ein richtiger Import sichergestellt werden kann. Es können auch bereits vorhandene Excel-Files genutzt werden, sofern Sie als .csv-Datei abgespeichert werden und folgende Regeln befolgen:
(a) Das Datums-Format muss wie folgt definiert sein: YYYY-MM-TT
(b) Die .csv-Datei muss im UTF-8 Format abgespeichert werden (da sonst die Umlaute nicht korrekt dargestellt werden)
Hier können Sie die Excel-Vorlage zum Import downloaden:
Beachten Sie dabei die Pflichtfelder:
Objektname
Objektstatus (wenn nichts angegeben, automatisch “In Ordnung”)
Kategorie
Hersteller
Lieferant
Modellname
Leasing / Eigentum
Ort und Raumnummer
Alle weiteren Felder müssen nicht belegt sein. Es empfiehlt sich aber der Vollständigkeit halber alle Felder mit Informationen zu füllen.
2. Daten in inventorio importieren
Laden Sie nun in inventorio die als .csv gespeicherte Datei hoch.
(a) Klicken Sie unter Mehr innerhalb der Objekte auf importieren:
(b) Wählen Sie die Organisation aus, in den Sie die Daten importieren möchten (bspw. Ihre Schule oder Ihre Stadt) und ziehen sie anschließend die .csv-Datei per Drag & Drop in des Feld. Beachten Sie vorab noch die Hinweise im Fenster:
Hinweise zum Import
Geben Sie keinen Hersteller, Lieferant, Modell, Kategorie oder Raum an wird ein Standardwert für Sie erstellt.
Geben Sie kein Anschaffungsdatum an wird das heutige Datum verwendet.
Geben Sie kein Beginn der Nutzungsdauer an wird das Anschaffungsdatum verwendet.
Geben Sie kein Garantieende an wird das Anschaffungsdatum + 2 Jahre verwendet.
Geben Sie kein Ende der Nutzungsdauer an wird das Anschaffungsdatum + 5 Jahre verwendet.
Ist keine Inventorio ID angegeben oder entspricht nicht der Länge von 6 Zeichen (Aa-Zz, 0-9) wird automatisch eine zufällige Inventorio Id erstellt.
Das Datum muss dem Format YYYY-MM-DD, DD.MM.YYYY oder DD.M.YYYY entsprechen.
(c) Klicken Sie auf Weiter und laden sie die .csv-Datei hoch. Ordnen Sie nun die Spalten der Import-Datei den Feldern in inventorio zu. Es wird Ihnen jeweils die Spaltenüberschrift und die darunterliegenden Daten als Vorschau angezeigt:
(d) Klicken Sie anschließend auf Weiter und ordnen Sie die entsprechenden Konstanten zu.
Wenn Sie eine Spalte für “Ausleihbar” in der .csv-Datei gewählt haben, können sie Ausleihbar oder Langzeit Ausleihbar den Objekten zuweisen. Dies erfordert dann aber getrennte .csv-Dateien, da dies allen Objekten zugeordnet wird.
(e) Klicken Sie auf Validierung starten. Fehlerhafte Objekte werden in roter Farbe angezeigt. Sie müssen die .csv-Datei dann korrigieren. Orange hinterlegte Felder sind Pflichtfelder, die nicht ausgefüllt wurden und mit Standardwerten ergänzt werden. Sie können Sich diese anzeigen lassen, wenn sie darauf klicken.
(f) Klicken Sie auf Weiter und kontrollieren Sie in der angezeigten Zusammenfassung die Objekte und die neu zu erstellenden Unternehmen, Modelle, Räume, Kategorien, ob dies auch gewünscht ist. Es könnte sich auch um Schreibfehler (z.B. Groß- und Kleinschreibung, etc.) in der .csv-Datei handeln. Klicken Sie anschließend auf Importieren, womit der Import-Vorgang gestartet wird.
3. Import abschließen & prüfen
Anschließend finden Sie die importierten Objekte, Modelle und Unternehmen in den jeweiligen Bereichen von inventorio.
Prüfen Sie die importierten Daten auf deren Richtigkeit und Vollständigkeit. Bei Fragen oder für weitere Hilfe kontaktieren Sie uns gerne jederzeit unter [email protected]
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