Inventarisierung bildet die Grundlage von inventorio. Das System implementiert grundlegende Funktionen einer Inventarverwaltung, die speziell auf die Anforderungen von Schulen und Kommunen zugeschnitten sind.
Im Navigationsmenü auf der linken Seite finden Sie den Reiter "Inventar", der in Objekte, Räume, Modelle, Kategorien und Unternehmen unterteilt ist.
Unter "Objekte" sind alle Inventargegenstände aufgelistet. Im oberen Navigationsmenü können Sie nach folgenden Kategorien filtern: "Alle", "In Ordnung", "In Reparatur", "In Überprüfung" und "Ausgemustert".
Sie können einen eigenen Filter unter "Filter" definieren. Klicken Sie dazu auf das "+"-Zeichen und erstellen Sie Ihren individuellen Filter.
Durch einen Klick auf Spalten können Sie die Ansicht anpassen und zusätzliche Spalten zur Übersicht hinzufügen.
Nachdem Sie Ihre gewünschte Ansicht eingerichtet haben, können Sie diese für zukünftige Logins speichern. Klicken Sie hierfür auf das Speichern-Symbol in der oberen rechten Ecke der Menüleiste:
Unter "Mehr" können Sie die Ansicht exportieren und verwalten. Der Import von Objekten via CSV wird in einem separaten Artikel beschrieben ( Importieren von Geräten).
Sie können einzelne Objekte manuell anlegen, indem Sie auf Objekt anlegen + klicken.
Anschließend wählen Sie zwischen "Leasing" und "Eigentum".
Leasing
Erfassen Sie die Beschaffungsdaten für das Leasing. Ein Lieferant, der Leasingzeitraum und die Abrechnungsdaten sollten eingegeben werden, sind jedoch nicht zwingend erforderlich. Sie haben auch die Möglichkeit, einen weiteren Lieferanten hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Weiter, um den Hersteller und das Modell zu wählen. Sollten der gewünschte Hersteller oder das Modell nicht vorhanden sein, können Sie einen neuen Hersteller und/oder ein neues Modell anlegen.
Klicken Sie auf Weiter, um die Objektdetails einzugeben.
Geben Sie unter "Details" (linke Menüleiste) den Objektnamen, eine individuelle Inventarnummer, die Seriennummer und gegebenenfalls zusätzliche Informationen ein.
Unter "Zuordnung" wählen Sie die Organisation, ein übergeordnetes Objekt und einen Raum aus. Sollte der gewünschte Raum noch nicht existieren, können Sie ihn neu anlegen. Dieser erscheint dann automatisch in der Raumübersicht zusammen mit dem zugewiesenen Objekt.
Unter "Einstellungen" legen Sie fest, ob es sich um ein übergeordnetes Objekt handelt und ob es kurz- oder langfristig ausleihbar ist – vorausgesetzt, das Objekt kann generell ausgeliehen werden.
Mit einem Klick auf Weiter wird eine Übersicht angezeigt. Hier können Sie noch Änderungen vornehmen, indem Sie auf das Stift-Symbol zum Bearbeiten klicken.
Klicken Sie auf Anlegen, um das Objekt zu erstellen.
Eigentum
Um Beschaffungsdaten für Eigentum zu erfassen, wählen Sie die Option Eigentum aus.
Es wird empfohlen, einen Lieferanten, das Anschaffungsdatum, die Garantie und den Kaufpreis einzugeben. Diese Angaben sind jedoch optional. Zudem kann der voraussichtliche Nutzungszeitraum angegeben werden.
Sie haben auch die Möglichkeit, einen weiteren Lieferanten hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Weiter, um den Hersteller und das Modell auszuwählen. Falls der gewünschte Hersteller oder das Modell nicht vorhanden ist, können Sie einen neuen Hersteller und/oder ein neues Modell anlegen.
Klicken Sie auf Weiter, um die Objektdetails einzugeben.
Geben Sie unter "Details" (linke Menüleiste) den Objektnamen, eine individuelle Inventarnummer, Seriennummer und gegebenenfalls zusätzliche Informationen ein.
Unter "Zuordnung" können Sie die Organisation, ein übergeordnetes Objekt und einen Raum auswählen. Falls der gewünschte Raum noch nicht existiert, haben Sie die Möglichkeit, ihn neu anzulegen. Dieser erscheint dann automatisch in der Raumübersicht zusammen mit dem zugewiesenen Objekt.
Unter "Einstellungen" müssen Sie festlegen, ob es sich um ein übergeordnetes Objekt handelt und ob es kurz- oder langfristig ausleihbar ist – vorausgesetzt, das Objekt kann überhaupt ausgeliehen werden.
Mit einem Klick auf Weiter wird eine Übersicht angezeigt. Hier können Sie noch Änderungen vornehmen, indem Sie auf das "Stift"-Symbol zum Bearbeiten klicken.
Klicken Sie auf Anlegen, um das Objekt zu erstellen.
Massenbearbeitung kann vorgenommen werden, wenn Sie mehrere Objekte auswählen. Es erscheint rechts das “Löschen”-Symbol oder das “Bearbeiten”-Symbol.
Mit “Löschen” werden alle Objekte gelöscht. Mit “Bearbeiten” können sie alle Objekte gleichzeitig bearbeiten.
Es können Details, Zuordnungen, Modelle, Beschaffungsdaten und unter Einstellungen auch der Ausleihstatus geändert werden.
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